Otázky a odpovědi

1. Pro koho je služba určena?

Naše služba je určena pro OSVČ se zaměstnanci, malé a střední firmy, větší zaměstnavatele, školy, školky, DDM, ZUŠ, školní jídelny, příspěvkové organizace a další zaměstnavatele, kteří chtějí mít mzdovou agendu zpracovanou odborně, pravidelně a bez zbytečného provozního rizika.

U školských zařízení aktuálně upravujeme a rozšiřujeme kapacity pro převzetí dalších škol, školek, DDM, ZUŠ a příspěvkových organizací, aby bylo možné reagovat na nové požadavky spojené se změnami ve financování školství, nepedagogickou prací a rostoucí administrativní zátěží vedení škol.

2. Proč využít externí mzdovou kancelář místo vlastní mzdové účetní?

Vlastní mzdová účetní může být pro firmu nebo školu významné provozní riziko, pokud je celá mzdová agenda závislá pouze na jedné osobě.

Interní mzdová účetní může onemocnět, odejít na dovolenou, být dlouhodobě přetížená, nestíhat legislativní změny, chybovat pod tlakem, odejít ze zaměstnání nebo jednoduše nemít plnohodnotný záskok. Pro vedení firmy nebo školy pak vzniká problém, který často přichází v nejméně vhodnou chvíli — před výplatním termínem, při kontrole, při změnách zaměstnanců nebo při nových povinnostech.

Externí mzdová kancelář není jedna osoba. Je to nastavený systém, pravidelný proces, zastupitelnost a jasně určená odpovědnost za zpracování mezd podle sjednaného rozsahu spolupráce.

Klient tak nemusí řešit nemoc, dovolenou, výpadek pracovníka, školení interní účetní ani náhlý odchod člověka, který "má všechno v hlavě".

Pro firmy i školy je to způsob, jak snížit provozní riziko, zpřehlednit náklady a získat stabilnější mzdové zázemí.

3. Znamená externí mzdová kancelář, že ztratíme kontrolu nad mzdami?

Ne. Kontrola zůstává na vaší straně.

Vy nadále rozhodujete o pracovních poměrech, odměnách, změnách, docházce a personálních otázkách. My zajišťujeme odborné zpracování mezd na základě vámi dodaných podkladů.

Cílem není převzít řízení firmy nebo školy, ale odlehčit vám od odborné mzdové administrativy a pomoci nastavit pravidelný, přehledný a bezpečný proces.

4. Co všechno běžné měsíční zpracování mezd zahrnuje?

Běžně zajišťujeme zejména výpočet mezd, výplatní pásky, přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny, zpracování DPP a DPČ, podklady pro nemocenskou, OČR, mateřskou, srážky, exekuce, zápočtové listy a podklady pro účetnictví.

Konkrétní rozsah služby se vždy nastavuje podle potřeb klienta.

5. Umíte i personalistiku?

Ano. Kromě samotného zpracování mezd můžeme klientům podle dohody pomoci také s vybranou personální agendou, administrativou kolem zaměstnanců a podporou při náboru nových pracovníků.

U firem i školských zařízení může jít například o administrativu při nástupu a odchodu zaměstnance, práci s DPP a DPČ, evidenci změn, přípravu nebo kontrolu základních personálních podkladů, vedení přehledu zaměstnanců a součinnost při nastavování vnitřního předávání informací.

Pomoci můžeme také s náborem zaměstnanců, například s přípravou pracovního inzerátu, zveřejněním inzerce, evidencí reakcí uchazečů, prvotním tříděním odpovědí a administrativní podporou při domlouvání dalších kroků.

Součástí personální podpory může být také hlídání pravidelných školení zaměstnanců, například upozornění na blížící se termíny povinných nebo pravidelně opakovaných školení podle nastaveného systému klienta. Díky tomu má firma nebo škola lepší přehled o tom, co je potřeba včas obnovit, doložit nebo zkontrolovat.

U škol může být tato služba praktická zejména při hledání nepedagogických pracovníků, administrativních pozic, provozních zaměstnanců nebo při potřebě rychleji a přehledněji řešit personální změny.

Rozsah personální podpory se vždy nastavuje individuálně podle potřeb klienta. Někteří klienti využívají pouze mzdové zpracování, jiní chtějí širší podporu v oblasti personalistiky, náboru, školení a zaměstnanecké administrativy.

6. Jak probíhá začátek spolupráce?

Nejprve si ujasníme základní informace — počet zaměstnanců, typy pracovních poměrů, rozsah agendy, termíny a způsob předávání podkladů.

Poté připravíme cenovou nabídku a navrhneme postup převzetí mzdové agendy. Po dodání potřebných podkladů nastavíme komunikaci, odpovědné osoby, pravidelné termíny a zahájíme zpracování mezd.

U každého klienta se postup nastavuje individuálně podle velikosti firmy, školy nebo organizace.

7. Jak dlouho trvá převzetí mezd?

Převzetí mzdové agendy je vždy individuální a záleží především na velikosti firmy nebo školy, rozsahu agendy, kvalitě dosavadních podkladů, interních možnostech klienta a požadovaném termínu zahájení spolupráce.

Orientačně lze počítat s tím, že od první schůzky nebo úvodní konzultace po samotné převzetí mezd trvá příprava obvykle přibližně 1–2 měsíce. V některých případech může být převzetí rychlejší, jindy je vhodné nastavit delší přípravné období tak, aby bylo vše předáno správně a bez zbytečného tlaku.

Po spuštění spolupráce následuje období 1–3 měsíců kalibrace a dolaďování, tedy zpravidla období prvních výplat. V této fázi se ověřuje správnost předávaných podkladů, nastavuje se komunikace, kontrolují se výstupy, dolaďují se zvyklosti klienta a odstraňují se případná vzájemná nedorozumění.

Cílem není převzít mzdy co nejrychleji za každou cenu, ale nastavit spolupráci tak, aby byla dlouhodobě stabilní, přehledná a bezpečná pro obě strany.

8. Jaké podklady od nás budete potřebovat?

Obvykle potřebujeme zejména údaje o zaměstnancích, pracovní smlouvy nebo dohody, informace o mzdách a odměnách, docházku, absence, dovolené, nemocenské, OČR, exekuce, srážky, změny v pracovních poměrech a další podklady nutné pro správné zpracování mezd.

Přesný seznam podkladů vám sdělíme podle typu a velikosti vaší organizace.

9. Kdo u nás bude s mzdovou kanceláří komunikovat?

Klient si musí určit jednu hlavní komunikační osobu za firmu nebo školu.

Tato osoba je odpovědná za kompletní předávání dokumentace, podkladů, změn, docházky, hodin zaměstnanců, absencí, dovolených, nemocenských, DPP, DPČ a dalších informací, které má mzdová kancelář zpracovat.

Mzdová kancelář zpracovává mzdy na základě dodaných podkladů. Proto je důležité, aby hlavní komunikační osoba předávala informace včas, úplně a správně. Tím se výrazně snižuje riziko chyb, zpoždění nebo nejasností při zpracování mezd.

U školských zařízení doporučujeme, aby tato osoba měla přehled o zaměstnancích, dohodách, úvazcích, docházce, změnách a běžné personální administrativě školy.

10. Jak se předávají podklady?

Formu předávání si nastavíme podle potřeb klienta. Může jít o e-mail, sdílené soubory, exporty z docházkového systému nebo jiný domluvený způsob.

U větších klientů a škol je možné nastavit i samostatnou komunikační e-mailovou adresu pro danou organizaci.

Důležité je, aby podklady byly předávány pravidelně, včas a v úplné podobě.

11. Co když dodáme podklady pozdě?

Mzdy lze správně a včas zpracovat pouze tehdy, když jsou podklady dodány kompletní a v domluveném termínu.

Pokud jsou podklady dodány pozdě nebo neúplné, může dojít ke zpoždění zpracování nebo k nutnosti účtovat příplatky podle ceníku.

Termíny proto nastavujeme předem tak, aby byly jasné oběma stranám.

12. Za jak dlouho mzdy zpracujete?

Standardně mzdy zpracováváme do domluveného termínu po dodání kompletních podkladů. Konkrétní termín záleží na rozsahu agendy, počtu zaměstnanců a sjednaných podmínkách spolupráce.

U nových klientů je důležité počítat s tím, že první měsíce mohou vyžadovat větší kontrolu a doladění procesu.

13. Umíte zpracovávat mzdy pro školy a školská zařízení?

Ano. Pro školská zařízení máme připravenou samostatnou školskou sekci a zvýhodněný ceník.

Služba je určena zejména pro mateřské školy, základní školy, DDM, ZUŠ, školní jídelny a další školská nebo příspěvková zařízení.

Školám nabízíme proces nastavený tak, aby vedení školy získalo větší jistotu, zastupitelnost a odbornou podporu v oblasti mzdové agendy.

14. Proč by měla škola zvažovat externí mzdovou kancelář?

Ředitelé škol dnes řeší stále více provozních, personálních a administrativních povinností. Mzdová agenda je odborná oblast, která musí fungovat každý měsíc bez výpadku.

Pokud je škola závislá pouze na jedné interní mzdové účetní, může nemoc, dovolená, odchod zaměstnance nebo legislativní změna způsobit vedení školy výraznou komplikaci.

Externí mzdová kancelář toto riziko snižuje. Škola získává zastupitelnost, jasný proces, odborné zpracování a menší provozní závislost na jedné konkrétní osobě.

15. Pomůžete školám i s novými povinnostmi typu JMHZ?

Ano. V rámci sjednaného rozsahu spolupráce pomáháme nastavit procesy tak, aby mzdová agenda navazovala i na nové administrativní povinnosti, včetně JMHZ.

U škol je důležité zejména správné nastavení komunikace, předávání podkladů, evidence zaměstnanců, DPP, DPČ a pravidelná kontrola údajů.

Právě u školských zařízení je proto důležité nepodcenit úvodní nastavení spolupráce, odpovědné osoby a kvalitu předávaných podkladů.

16. Co když už máme vlastní mzdovou účetní?

I v takovém případě má smysl o externím řešení uvažovat.

Některé organizace nás mohou využít jako náhradu interní mzdové účetní, jiné mohou řešit postupné převzetí agendy nebo odbornou podporu při změnách.

Cílem není útočit na práci interní mzdové účetní, ale nabídnout organizaci stabilnější a zastupitelnější systém. Každá firma nebo škola by měla mít zajištěné, že mzdová agenda bude fungovat i při nemoci, dovolené, odchodu pracovníka nebo náhlém zvýšení administrativní zátěže.

17. Je služba vhodná i pro malé firmy?

Ano. Zpracování mezd dává smysl už od jednoho zaměstnance.

I jeden zaměstnanec znamená pro zaměstnavatele pravidelnou agendu, termíny, odvody, výplatní pásky, přihlášky a odhlášky, komunikaci s úřady, evidenci dovolené, nemocenské, případně DPP, DPČ, srážky, exekuce nebo další povinnosti.

Mnoho malých zaměstnavatelů podceňuje, že i při jednom zaměstnanci nese firma nebo OSVČ velkou odpovědnost. Chyba ve mzdách, odvodech nebo termínech může znamenat zbytečné komplikace, sankce nebo stres.

Externí mzdová kancelář umožňuje i malému zaměstnavateli mít mzdy řešené odborně, pravidelně a bez nutnosti zaměstnávat vlastní mzdovou účetní.

18. Je služba vhodná i pro větší firmy?

Ano. U větších firem je důležité především správné nastavení procesu, pravidelné předávání podkladů, kontrolní mechanismy a jasná komunikace s odpovědnou osobou.

U větších klientů se spolupráce nastavuje individuálně podle rozsahu mzdové a personální agendy.

19. Jak je chráněna bezpečnost osobních údajů?

Mzdová agenda obsahuje citlivé osobní údaje, proto je nutné nastavit bezpečné předávání podkladů, jasná pravidla přístupu a odpovědnost za zpracování dat.

Při spolupráci řešíme ochranu osobních údajů, mlčenlivost a zpracování podkladů podle sjednaných pravidel a platných požadavků na ochranu osobních údajů.

20. Kolik služba stojí?

Cena se odvíjí od počtu zaměstnanců, rozsahu agendy, počtu DPP/DPČ, složitosti zpracování, požadovaných výstupů a dalších služeb.

Pro firmy máme standardní ceník. Pro školská zařízení máme připravený zvýhodněný ceník podle počtu zaměstnanců.

21. Máme si nejdříve nechat udělat nezávaznou nabídku?

Ano. Nejlepší postup je poslat nám základní informace: typ organizace, počet zaměstnanců, počet DPP/DPČ, zda máte vlastní docházkový systém, kdo dnes mzdy zpracovává a od kdy byste chtěli případně spolupráci zahájit.

Na základě toho vám připravíme orientační návrh ceny a doporučený postup.

22. Můžeme si nejdříve jen nezávazně zavolat?

Ano. Krátká úvodní konzultace je nejlepší způsob, jak zjistit, zda pro vás naše služba dává smysl.

Probereme vaši situaci, počet zaměstnanců, současné řešení mezd, termíny a případné problémy, které chcete vyřešit.

23. Kde působíte a jak velký je váš tým?

Působíme v celé České republice. Díky vzdálené komunikaci, elektronickému předávání podkladů a jasně nastaveným procesům nejsme omezeni pouze na jeden region.

Velikost týmu a kapacity přizpůsobujeme aktuálním potřebám klientů. V případě, že je potřeba v určitém regionu nebo pro větší rozsah spolupráce tým posílit, vybíráme a zaškolujeme nového odborného pracovníka tak, aby mohl být zapojen do zpracování agendy pod dohledem hlavní mzdové účetní.

Každý nový pracovník je veden podle nastavených interních postupů a jeho práce je kontrolována hlavní mzdovou účetní. Díky tomu může klient získat výhodu lokální dostupnosti, ale zároveň i odborný dohled, jednotný systém práce a zastupitelnost celé mzdové kanceláře.

Naším cílem není rychle nabírat zakázky bez zajištěné kapacity, ale postupně a řízeně rozšiřovat tým tak, aby byla zachována kvalita, kontrola a spolehlivost zpracování mezd.

24. Máte další otázku?

Pošlete nám nezávazný dotaz a stručně popište, zda se jedná o firmu, OSVČ nebo školské zařízení.

Ozveme se vám a navrhneme další postup.

E-mail: info@mzdova-kancelar.cz
Telefon: +420 721 626 379
Hlavní mzdová účetní: Mgr. Eva Hrubešová